Как создать и провести в своем городе масштабное мероприятие - основатель агентства «Hello bloger» делится секретами

2019.02.04, 11:38

Как создать и провести в своем городе масштабное мероприятие, которое раскрасит будни яркими красками и станет самым запоминающимся событием десятилетия? Для разработки больших праздников тоже существует рецепт: его секреты открыли в «Школе городских событий». О том, как сделать праздник своими руками, рассказала главный эксперт школы, основатель агентства «Hello bloger» Таня Иванова.

Вдохновить и мотивировать

«Школа городских событий» работает в Кольском Заполярье второй год: это важная составляющая благотворительной программы «Норникеля» «Мир новых возможностей». Задача организаторов - научить жителей Мончегорска, Никеля и Заполярного создавать большие праздники, раскрыть их творческий и организаторский потенциал. Как показывает практика, вдохновения у жителей Крайнего севера достаточно, главное - оформить идеи в стройный проект, готовый к реализации. Авторы лучших задумок, которые дойдут до финала обучающего курса, получат грант «Норникеля», а их проекты будут воплощены в жизнь, сообщает kn51.ru.

В прошлом году выпускники «Школы городских событий» реализовали три масштабных фестиваля, которые провели в Мончегорске и Печенгском районе: Imandra Water Fest, Imandra Viking Fest и Nord Craft Fest. Они собрали более 8 тысяч гостей из 26 городов России и зарубежья. Планы на 2019 год не менее амбициозные.

Главный эксперт школы «Школы городских событий» - основатель агентства «Hello bloger» Таня Иванова. В ее активе множество масштабных событий самых разных форматов и историй их организации. Три ключевых проекта - фестиваль видеоблогеров «Видфест», который проводится в Санкт-Петербурге и Москве дважды в год, VK Fest, организованный соцсетью ВКонтакте и конференция HBCONF.

- Моя задача в «Школе городских событий» - дать не кальку, которую можно повторить, а вдохновить, научить перенимать хороший опыт и адаптировать его под местные условия, - говорит эксперт.

Главное - мыслить глобально

Главный ингредиент рецепта хорошего мероприятия - разработка концепта, идеи, которая сможет связать в единое целое все его площадки. Лучше сразу продумать долгосрочную концепцию и то, как будет трансформироваться фестиваль из года в год, считает эксперт. Чтобы проект оказался актуальным, нужно и отслеживать федеральные событийные тренды, и опираться на местные реалии. Городской фестиваль поможет сформировать мнение горожан и гостей о населенном пункте, взглянуть на него по-новому.

- В концепции проекта нужно поднять наверх местные традиции и культуру, - рассказывает Таня. - Однако придется забыть про лубочные мотивы, не адаптированные под сегодняшнюю реальность. Современная молодежь не видит ценности в платках, самоварах и сушках, не имеющих отношения к их реальной жизни, а ведь именно эти люди - основная движущая сила масштабных городских событий. Сегодня фестивали способны менять облик города и формировать новое сообщество людей, неравнодушных к тому, что происходит в культурной жизни их края и страны.

Необычные форматы проведения большой вечеринки помогут заложить новые городские традиции. К примеру, на одном из Дней города в Хельсинки вместо традиционного концерта организаторы решили вынести в центр города огромные столы, за которыми собрались горожане со своей едой и напитками. «Dinner under the sky» оказался настолько успешным, что стал в Хельсинки отдельным проектом. Этот формат активно используется по всему миру.

- Важно, чтобы вы перестали рассматривать большое мероприятие только с точки зрения развлечения аудитории, людям уже давно приелись зрелища, - говорит Таня. - Одна из актуальных проблем организаторов - вытащить гостей из онлайна: ведь многим сегодня серфинг в интернете намного интереснее общения с людьми на улице. Зрители должны быть вовлечены в программу праздника, необходимо предлагать им интерактив, и это не только участие в мастер-классах, но и какие-то интересные возможности коммуникации. Для этого и нужно учиться, читать о тенденциях фестивальной индустрии, интересоваться музыкой и культурой, отслеживать модные тенденции.

Праздник по рецепту

Как и в кулинарном шедевре, в рецепте создания большого городского фестиваля все ингредиенты должны быть максимально качественными и идеально сочетаться по вкусу. Есть несколько важных моментов, которые просто обязаны продумать организаторы, если они хотят, чтобы праздник удался.

Создание майндмэпа. Это визуальное отображение всех пришедших на первом этапе идей. Необходимо фиксировать на «карте мыслей» все, что придет в голову, а потом отсекать лишнее: то, что невозможно организовать технически. Работа должна быть командной, так майндмэп выйдет максимально объективным и функциональным. В финальной презентации должно остаться только все самое сочное, свежее и вкусное. Эта работа может занять несколько недель.

Заранее решать проблемы. Проблемы, которые могут возникнуть в ходе мероприятия, грамотный организатор должен решить еще до того, как они появились. На этапе планирования необходимо заранее прописать сложности, которые могут произойти на празднике. Предварительный анализ поможет подготовиться к неожиданностям или вовсе избежать неприятных моментов.
Аудитория. Никогда не пишите портрет вашей целевой аудитории абстрактно. Вы должны четко понимать, для кого создаете мероприятие, что интересует предполагаемого гостя праздника, чем он живет, какими видами спорта или досуга увлекается.

- Я беру своих знакомых и прописываю все: начиная от того, в какие продуктовые магазины они ходят и заканчивая тем, что их интересует, - рассказывает Таня Иванова. -. Например, большинство моих знакомых имеют достаточно маленькие количество свободного времени, поэтому они очень избирательно относятся к мероприятиям, которые посещают. Чтобы они выбрались на фестиваль, нужно чтобы в нем принимала участие какая-то ключевая для них фигура.

Польза для бизнеса. Нужно посмотреть, что в вашем проекте развивает локальный бизнес. Если ничего - вы что-то делаете неправильно, поскольку помощь в развитии муниципалитета - одна из основных задач большого праздника. Бизнес-среда должна быть мягко интегрирована в проект: это могут быть предприятия индустрии питания, красоты или спорта, главное - чтобы они представляли качественные услуги и товары, а это лучше проверить заранее. Маркет и футкорт - две основные точки, которые помогут фестивалю заработать дополнительные деньги. Необходимо, чтобы здесь были представлены максимально качественные товары и блюда.

Культура и наука. Нужно понимать, какие культурные коды поднимает фестиваль, какие традиции можно заложить в городе, чтобы участникам захотелось вернуться на мероприятие и в следующем году. Важна и образовательная функция праздника: популяризация науки поможет привлечь заинтересованную молодежь, которой будет по-настоящему интересно в лекториях и на мастер-классах.

Музыкальная точка. Музыки должно быть умеренное количество, если это не специфический музыкальный фестиваль. Несколько ярких музыкальных точек в проекте обязаны присутствовать обязательно, причем они должны быть разными и иметь достаточный разброс по времени, чтобы охватить разные категории гостей. Днем, например, это может быть концерт популярных детских исполнителей, а вечером - яркое выступление хэдлайнера феста, который привлечет максимальное количество посетителей.

Маршрут. В каждой зоне одно из событий должно быть самым ярким, ключевым. Это важно для того, чтобы правильно прописать маршрут, в котором события в разных точках фестиваля не накладывались бы одно на другое по времени и гости могли посетить все самые интересные мероприятия праздника. На площадке фестиваля должно быть несколько маршрутов для разных категорий гостей: для молодежи и тех, кто пришел на праздник с маленькими детьми, для активных посетителей и лежебок.

При составлении программной сетки нужно учитывать потребности и распорядок дня целевой аудитории: например, важно учитывать, что гостям с малышами в послеобеденный сон захочется побыть в тишине и не планировать на это время громких концертов. Тематические зоны можно объединить не только маршрутами, но и квестами, при выполнении заданий которых участники смогут собрать местную валюту, а позже обменять ее на сувенирную продукцию с символикой фестиваля.

Зонирование и отдых. Каждая зона должна иметь свою программу, которая будет опубликована в соцсетях и на общей карте. На масштабном празднике должна быть предусмотрена зона, где гости смогут расслабиться, полежать на удобных пуфиках в тишине, подзарядить телефон, а после - вернуться в фестивальное движение с новыми силами. Задача организаторов - составить маршруты таким образом, чтобы участник пробыл на площадке максимальное количество времени. Для этого просто необходимо создать условия, в которых гости некоторое время смогут побыть наедине с собой, отдохнуть от шума и толпы.

Детская составляющая и спорт. Неграмотно продуманная детская зона может вызвать негатив в соцсетях - у молодой мамочки всегда найдется минутка, чтобы написать недовольный отзыв. Поэтому лучше сделать так, чтобы такой потребности у нее просто не возникло: около детских аттракционов нужно разместить скамейки для взрослых, проследить, удобно ли передвигаться по фестивалю с детской коляской. Отдельное место в проекте должно быть уделено спорту: сегодня здоровый образ жизни набирает все большую популярность. Можно устраивать забеги и марафоны, организовывать на фесте зоны воркаута и паркура, адаптированные, в том числе, и для детей.

Организовать питание. Футкорт необходимо оформить в едином стиле, отражающем общую концепцию праздника. В холодное время года необходимо, чтобы на нем было достаточное количество горячих напитков и еды, а летом - воды. Футкорт - это место силы фестиваля. Сюда зайдет каждый гость, поэтому, подбирая наполнение площадки, необходимо пригласить самых качественных производителей еды и напитков. Здесь также необходим доступ к воде и усиленный клининг.

Логистика. Необходимо не только обеспечить удобный доступ на площадку для гостей, но и организовать комфортную логистику для участников фестиваля: важно встретить их, помочь с размещением и досугом, сориентировать по таймингу. Человек должен понимать - его на фестивале любят и ждут.

Брендинг и визуализация. Фестиваль - это всегда красиво и стильно! Лучше нанять профессионального дизайнера, который поможет создать стиль праздника в рамках обозначенной концепции и разработает тематические афиши, баннеры, открытки, логотип. Фирменный стиль должен быть во всем: начиная от шапки в группе феста в сосцети и заканчивая стаканчиком, в который гостю нальют чай на футкорте. Еще одна важная составляющая фирменного стиля - чистота на площадке.

Таблички в помощь. Вся жизнь программного директора фестиваля проходит в гугл-докс. Нужно иметь под рукой удобный инструмент, доступ к которому возможен для всех участников команды. Здесь можно скорректировать административное техзадание, отслеживать выполнение задач и даты дедлайнов. Важно уметь делегировать полномочия и назначать ответственных за каждое направление работы лиц. По фестивальным застройкам лучше создать отдельную табличку, в которой будет прописано задание со всеми техническими характеристиками объекта, время прибытия подрядчиков, дэдлайн по сдаче в эксплуатацию. По этой таблице составляется смета. Если предварительная смета отличается от итоговой на 10-15 процентов - это достаточно неплохой результат!

X
Защищённый вход

This login is SSL protected